Գույքագրման ստուգում է իրականացվում `պարզելու, թե ինչպես են հաշվապահական հաշվառման տվյալները համապատասխանում գործերի իրական վիճակին: Այն օգնում է բացահայտել օբյեկտների գրառումները վարելու թերություններն ու անճշտությունները: Գոյություն ունեն մի շարք կանոններ և կանոնակարգեր, որոնք անհրաժեշտ է պահպանել գույքագրում կատարելու համար:
Գույքագրման կանոններ
Գույքագրումը պետք է իրականացվի անպայման հետևյալ դեպքերում.
- տարեկան հաշվետվությունների առաջիկա նախապատրաստումից առաջ.
- ֆինանսական պատասխանատու անձինք փոխելիս.
- երբ ընկերությունը վերակազմավորվում է.
- բնական աղետի, հրդեհի և այլնի դեպքում.
- գույքին վնասելու կամ գողության փաստերը բացահայտելու ժամանակ:
Գույքագրումն իրականացվում է ֆինանսական պատասխանատու անձանց պարտադիր ներկայությամբ: Գույքագրման մեկնարկից առաջ նրանք պետք է անդորրագրեր ներկայացնեն, որ բոլոր մուտքային նյութական ակտիվները գրանցվել են, ծախսերի և ստացման փաստաթղթերը ուղարկվել են հաշվապահական հաշվառման բաժին, կենսաթոշակային նյութական ակտիվները դուրս են գրվել: Հիմնական միջոցների գույքագրումը սկսելուց առաջ ցանկալի է ստուգել հաշվապահական փաստաթղթերը: Դրանք կարող են լինել գույքագրումներ, գույքագրման գրքեր և այլ գրանցումներ: Ստուգվում են նաև հիմնական միջոցների և սարքավորումների տեխնիկական անձնագրերի փաստաթղթերը:
Գույքագրման ընթացքում հայտնաբերված հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման սխալները ներառված են գույքագրման ցուցակում: Դրանում արտացոլված է նաև չգրանցված օբյեկտների վերաբերյալ տեղեկատվությունը: Շենքերի համար նշվում է դրանց նպատակը, հարկերի քանակը, կառուցման տարին, հիմնական նյութերը, որոնցից դրանք կառուցված են: Կամուրջների վրա - չափսերը, գտնվելու վայրը, օգտագործված նյութերը: Անապարհներին `դրանց տեսակը, երկարությունը, ճանապարհի լայնությունը և մայթի նյութը: Ըստ փաստացի տեխնիկական վիճակի, հիմնական միջոցների մաշվածությունը որոշվում է, այս տվյալները նույնպես մուտքագրվում են գույքագրման ցուցակում: Եթե հիմնական միջոցը վերափոխվում, վերականգնվում է և դրա հետ կապված փոխում է իր հիմնական նպատակը, ապա այդպիսի օբյեկտը գույքագրում ընդգրկվում է նոր անունով:
Առանձնացված գույքագրում է կազմվում հիմնական միջոցների համար, որոնք հնարավոր չէ օգտագործել և վերականգնել օգտակար օգտագործման համար: Նման գույքագրումը ցույց է տալիս առարկան շահագործման հանձնելու ժամանակը, և պատճառները, որոնց պատճառով այն դարձել է անօգտագործելի `ամբողջական մաշվածություն, վնաս և այլն: Կազմակերպության կողմից վարձակալված և կալանքի տակ գտնվող հիմնական միջոցների համար կազմվում է մեկ այլ գույքագրում: Այնուհետև իրականացվում է նյութական ակտիվների գույքագրում, որոնք հիմնական միջոցներ չեն: Դրանք կարող են լինել ծախսվող նյութեր, վաճառքի ապրանքներ և այլն:
Կրկին հանձնվել և չհանձնվել
Գրանցամատյաններում չարտացոլված և աուդիտի ընթացքում հայտնաբերված նյութական ակտիվները մուտքագրվում են գույքագրման ցուցակ ընթացիկ շուկայական արժեքով: Դրանց վրա կազմվում է վարկային կտրոն, և հաշվի են առնվում այլ եկամուտները:
Եթե որոշ նյութական արժեքներ բավարար չեն, ձախողման փաստն արձանագրվում է: Այն կարող է արտացոլվել երկու եղանակով.
- եթե մեղավոր անձը չի հայտնաբերվել, ոչ գործառնական ծախսերում.
- եթե մեղավոր անձը բացահայտվում է նաև ոչ գործառնական ծախսերում, բայց վերադարձված պակասության միաժամանակ արտացոլմամբ:
