Ձեզ շտապ փաստաթուղթ է պետք, բայց չեք հիշում, թե որտեղ եք տեղադրել այն: Կարգը բերեք ձեր գրասենյակային կյանքին, ամեն ինչ դասավորեք համարակալված թղթապանակների մեջ. Սա ձեր աշխատանքը կդյուրացնի:
Մենք իրերը կարգի բերեցինք թերթերում
Եթե քիչ փաստաթղթեր կան, և դրանք վերաբերում են կիրառման մեկ ոլորտին, ապա դրանք բոլորը պետք է տեղադրվեն մեկ տեղում, նախընտրելի է թղթապանակում: Բայց, որպես կանոն, մեկ պանակը բավարար չէ, դրանցից մի քանիսը պետք է լինեն: Օրինակ ՝ ընկերության բաղկացուցիչ փաստաթղթերով թղթապանակ, նամակների համար, մատակարարների հետ պայմանագրերի համար և այլն:
Ձեռնարկության ընդլայնմամբ թղթապանակների քանակը մեծանում է: Նրանց համար կարող է անհրաժեշտ լինել ոչ թե մեկ, այլ մի քանի դարակ: Եվ այդ ժամանակ հայտնվում են աշխատակիցներ, ովքեր կունենան իրենց փաստաթղթերի հոսքը և թղթապանակները: Այսինքն ՝ կարգի առաջին կանոնը փաստաթղթերի բաշխումն է թեմատիկ թղթապանակների, որոնք պետք է լինեն դարակ:
Այժմ արդյունաբերությունն արտադրում է հորիզոնական և ուղղահայաց սկուտեղներ: Դրանք շատ գործնական են, քիչ տեղ են գրավում, լավ տեղավորվում են սեղանի վրա և հնարավորություն են տալիս ձեռքի տակ ունենալ բոլոր հիմնական և հաճախ օգտագործվող փաստաթղթերը ՝ առանց նոր կահույքի ձեռքբերման պահանջի:
Ռեեստր
Եթե կան բազմաթիվ փաստաթղթեր, ապա դրանց համար կարող եք կազմել հատուկ գրանցում (գրանցման օրագիր) կամ մի քանիսի: Օրինակ ՝ մուտքային և ելքային փաստաթղթերի տեղեկամատյանները: Դրանք պարունակում են գրանցման ամսաթիվը և մուտքային (ելքային) փաստաթղթի համարը, դրա հակիրճ բովանդակությունը և (կամ) անվանումը, և որտեղ է ուղարկվում փաստաթուղթը (որ գերատեսչությանը, որ պաշտոնյային է հանձնվել, որ թղթապանակում է տեղադրված և այլն))
Թղթապանակների մի մասի կամ բոլորի համար, եթե կան բազմաթիվ փաստաթղթեր և շատ նմանատիպ թղթապանակներ (իմաստով), ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել յուրաքանչյուր թղթապանակում փաստաթղթերի ռեգիստր, այսինքն ՝ դրանց ցուցակ, որը տեղադրված է կամ ինչ-որ կերպ կցված է թղթապանակի կեսը: Յուրաքանչյուր փաստաթղթի կարող է տրվել համար (կամ նախկինում այն չկար) կամ տալ ձեր սեփականը: Այդ դեպքում ձեզ հարկավոր չէ թերթել բոլոր փաստաթղթերը, այլ պարզապես նայեք նրանց ցուցակին, ապա վերցրեք անհրաժեշտ համարը:
Տեղադրեք փաստաթղթերը համապատասխան պանակներում, սկուտեղներում և դարակներում, սկսեք դրանք ժամանակին, և ամեն ինչ կգտնեք արագ և հեշտությամբ:
Աշխատավայրը կոկիկ պահելը
Աշխատավայրը պետք է կարգի պահվի: Փորձեք մաքրել ձեր սեղանը ամեն օր կամ առնվազն մի քանի օրը մեկ անգամ: Կարող եք անհրաժեշտ փաստաթղթերը թողնել սեղանի վրա, մնացածը դնել թղթապանակների մեջ, սկուտեղների և դարակների վրա, իսկ եթե դրանք ինչ-որ մեկից վերցրել եք, ապա վերադարձեք: Միայն այն տալու դեպքում ավելի լավ է լավ հիշել, թե ով կամ նույնիսկ այն գրել:
Եւ, վերջապես. Մի անձ, որի փաստաթղթերը միշտ տեղում են, հեշտությամբ հայտնաբերվում և բերվում են ժամանակին ՝ միշտ լավ վիճակում լինելով իշխանությունների հետ: Մաղթում ենք ձեզ սա ամբողջ սրտով:
