Գրասենյակում քարտուղարը կատարում է նաև դիսպետչերական գործառույթներ: Նրա միջոցով է, որ իրականացվում են առաջնային շփումներ և պաշտոնական հեռախոսային հաղորդակցություններ: Ձեր ընկերության առաջին տպավորությունը, որ ստանում է այն անձը, ով ձեզ հետ կապվում է, կախված է նրանից, թե որքանով է գրագետ քարտուղարը կոմպետենտ շփվում հեռախոսով: Ուստի զանգերին պատասխանելու համար քարտուղարը պետք է իմանա բիզնեսի վարվելակարգը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Միշտ վերահսկեք ձեր հույզերն ու տրամադրությունը: Անկախ նրանից, թե որքան զվարճալի կամ տխուր եք, հեռախոսը վերցնելով, դուք պետք է լինեք զուսպ և գործարար: Ձեր տոնը պետք է լինի հավասար, հանգիստ և բարեսիրական: Եթե շտապում եք մոտենալ և շնչառություն ունեք, ողջույնն ասելուց առաջ մի երկու խորը շնչեք և արտաշնչեք, որպեսզի ձեր շնչառությունը կարգավորվի:
Քայլ 2
Երբ զանգ եք ստանում, միշտ նախ սկսեք խոսակցությունը ՝ առանց սպասելու, թե ինչ է ձեզ ասում ականջի մյուս ծայրը: Սա պետք է լինի ստանդարտ ներածություն և ողջույն: Բարևեք և անվանեք ձեր զրուցակիցը զանգահարած ընկերությունը: Այն դեպքում, երբ նա չի ներկայացել իրեն, ներողություն խնդրեք, հարցրեք, թե ում հետ եք խոսում:
Քայլ 3
Իմացեք ձեր ընկերության ստորաբաժանումների կողմից իրականացվող խնդիրների և գործառույթների մասին, որոնք լուծվում են հատուկ մասնագետների կողմից `հաճախորդներից և հաճախորդներից մուտքային զանգերը ճիշտ փոխանցելու համար: Aանգը փոխանցելիս ասեք այն մասնագետի անուն-ազգանունը, որի հետ կապում եք ձեր հեռախոսային զրուցակցին: Այն աշխատակցին, որին դուք միացրել եք զանգը, ասեք զանգահարողի անունը և այն հարցը, որի վրա նա դիմել է: Դուք չպետք է ստանձնեք խորհրդատուի գործառույթներ, նույնիսկ եթե կարողանաք դա լավ անել, թույլ տվեք մարդուն իր խնդիրները լուծել այն մասնագետների հետ, ովքեր լիազորված են դա անել:
Քայլ 4
Կարող եք տեղեկություններ տրամադրել, եթե այդպիսի հարցեր առաջանան ՝ ձեր ընկերության լրիվ անվանումը, ազգանունը, տնօրենի, նրա տեղակալների և ստորաբաժանումների ղեկավարների անուն-ազգանունը, գրասենյակի հասցեն: Տնօրենի հետ կազմեք և համաձայնեցրեք այն անձանց առանձին ցուցակը, որոնց համար նա միշտ ազատ է լինելու:
Քայլ 5
Անպայման պահեք զանգերի մատյան: Գրեք այն ամենը, ինչ ձեզանից խնդրում են փոխանցել, հույսներիդ հույսը մի դնեք, որպեսզի որևէ կարևոր բան չմոռանաք: Ամբողջ տեղեկատվությունը պետք է փոխանցվի նրանց, ում համար նախատեսված էր: Նշեք ընկերության անունը կամ զանգահարող անձի ազգանունը և անունը, գրեք այն հեռախոսահամարը, որը կարող եք հետ կանչել, զանգի ամսաթիվը և ժամը:
