Բիզնես նամակագրությունն ունի առանձնահատկություններ, որոնք առանձնացնում են այն անձնական հաղորդագրություններից: Հաղորդակցության պաշտոնական ոճը, անունով և հայրանունով դիմելը, ուղղագրության և կետադրության կանոնների պահպանումը ճիշտ բիզնես նամակի հիմքն են:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ավելի լավ է նամակը սկսել «Հարգելի (ներ) …» բառերով: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է կապվել անձի հետ, ով ավելի բարձր կոչում ունի, համոզվեք, որ դա անեք անունով և հայրանունով: Կյանքում հեշտությամբ հաղորդակցվելով ՝ հարկավոր է պահպանել պաշտոնական նամակ գործնական նամակագրության մեջ: Եթե հանկարծ նամակները հասնեն գործադիր տնօրենին, նա տհաճորեն կզարմանա ՝ տեսնելով «Հեյ, եղբայր» նման ողջույն:
Քայլ 2
Մեկ անձին դիմելիս գրիր մեծատառով. Դու, դու, քոնը, դու և այլն: Բազմաթիվ հղումներ միշտ փոքրատառ են:
Քայլ 3
Նամակի տոնը պետք է լինի լուրջ և զուսպ: Մի խորացեք աշխատանքային հոսքերի մանրամասն նկարագրության մեջ, գրեք կետին: Մի զրկեք թանկարժեք ժամանակը զրուցակցից ՝ վերապատմելով իրեն անհրաժեշտ իր մանրամասները:
Քայլ 4
Գրելու ժամանակ օգտագործեք ստանդարտ տառատեսակներ և սև: Rainիածանագույն գույնի տեքստը հեշտ չէ կարդալ: Եթե ուզում եք ինչ-որ արտահայտություն ընդգծել, դրա դիմաց գրեք «Ես ձեր ուշադրությունն եմ հրավիրում, որ …»:
Քայլ 5
Մի օգտագործեք հուզապատկերներ: Դրանք արդիական են միայն ընկերական նամակագրության մեջ: Նրա համար ավելի լավ է թողնել հումորային երանգ և ժարգոնային արտահայտություններ («օճառ» - էլ. Փոստ, «ծրագրավորող» - ծրագրավորող և այլն)
Քայլ 6
Սկսեք ձեր նամակը ՝ նշելով խնդրի էությունը: Դրանից հետո միայն տվեք ձեր բոլոր հարցերը:
Քայլ 7
Փորձեք տասներկուերորդ տառատեսակով տեղավորել A3 1/3 թերթի մեջ: Խոշոր տառերը դժվար է ընթերցվել: Դրանք հաճախ չեն կարդում մինչև վերջ, կամ ամբողջ պարբերությունները շրջանցվում են: Եթե ձեզ հարկավոր է շատ բան գրել, տեղեկատվությունը բաժանեք մի քանի հաղորդագրության:
Քայլ 8
Լավագույն վերջաբան «Լավագույն հարգանքներով, անուն և ազգանուն» գործարար նամակի համար: Եթե էլեկտրոնային փոստով եք շփվում, անպայման գրեք ստորագրություն, որը կուղեկցի բոլոր տառերը: Այնտեղ պետք է լինի:
- ազգանունը, անունը, անհրաժեշտության դեպքում - հայրանունը;
- դիրք;
- Ընկերության Անվանումը;
- հասցեն;
- հեռախոս;
- լրացուցիչ տեղեկություններ `կարգախոս, ցանկություն և այլն, եթե դրանք տրամադրվում են կորպորատիվ ոճով:
Քայլ 9
Ստուգեք կետադրությունը և ուղղագրությունը: Եթե վստահ չեք ստորակետերի հարցում, նախադասությունը կազմեք այլ կերպ կամ բաժանեք այն երկու մասի: Ավելի լավ է կասկածելի բառը փոխարինել հոմանիշով:
