Կազմակերպությունն ինչ գործունեությամբ էլ որ զբաղվում է, իր կյանքի ընթացքում այն ստեղծում է զգալի քանակությամբ փաստաթղթեր, որոնք պետք է պահպանվեն: Որքան մեծ է ընկերությունը և որքան մեծ է նրա գործունեության շրջանակը, այնքան մեծ է կուտակված փաստաթղթերի ծավալը: Բնականաբար, վաղ թե ուշ առաջանում է անկապ փաստաթղթերի տեսակավորման և ոչնչացման հարցը: Մնում է պարզել, թե ինչ կարելի է ոչնչացնել, և ինչը դեռ պետք է պահպանել:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Փաստաթղթավորումը համակարգելու համար պահեստավորման համար ստացված յուրաքանչյուր փաստաթղթի համար անհրաժեշտ է որոշել պահման ժամկետը, որից հետո փաստաթուղթը կարող է ոչնչացվել `առանց կազմակերպության համար վտանգի ենթարկելու:
Օգտագործեք փաստաթղթերի հաստատված ցանկը, որոնց համար պահպանման ժամկետը սահմանված է Ռոսարչովի կողմից: Հիմնական փաստաթուղթը, որով պետք է առաջնորդվել այս տեսակի փաստաթղթավորումը համակարգելիս, «Կազմակերպությունների գործունեության մեջ գեներացված կառավարման բնորոշ փաստաթղթերի ցուցակն է ՝ նշելով պահման ժամանակը» (հաստատված է Ռոսարչովի կողմից 06.10.2000 թ.)
Քայլ 2
Նաև ուսումնասիրեք գերատեսչական ստուգաթերթերը, որոնց պետք է դիմեք, եթե ձեր կազմակերպությունն ընկնում է գերատեսչական որակավորումների տակ (օրինակ ՝ կան ռազմական ստորաբաժանումների, բանկային վարչությունների և այլն) ցուցակներ: Կազմակերպությունների ամենատարածված տեսակների համար կազմվել են նաև փաստաթղթերի ցուցակներ (օրինակ, բաժնետիրական ընկերությունների համար):
Քայլ 3
Մի շարք փաստաթղթեր ենթակա են պահպանման ՝ համաձայն դրանց առանձնահատկությունների, օրինակ ՝ հարկային փաստաթղթերը պետք է պահպանվեն առնվազն 4 տարի ժամկետով, իսկ ֆինանսական հաշվետվությունները ՝ առնվազն 5 տարի ժամկետով:
Քայլ 4
Listsուցակների օգտագործումը փաստաթղթերի կազմակերպման ամենահարմար տարբերակն է, քանի որ յուրաքանչյուր տեսակի փաստաթղթերի համար պահպանման հստակ ժամկետ կա: Այնուամենայնիվ, ոչ բոլոր փաստաթղթերն են դասակարգվում ցուցակների մեջ: Որոշ փաստաթղթերի համար պահպանման ժամկետը պետք է սահմանվի հենց կազմակերպության կողմից:
Այդ նպատակով կազմակերպությունը, համապատասխան կարգադրությամբ, ստեղծում է փորձագիտական հանձնաժողով, որը կանոնավոր կերպով ուսումնասիրում է փաստաթղթերի արժեքը, որոշում է պահման ժամկետները և ոչնչացնում փաստաթղթերը, որոնց պահպանման ժամկետը լրացել է կամ չի պահանջվում: Կարևոր է, որ հանձնաժողովում ընդգրկվեն մարդիկ, ովքեր ունակ են հաշվարկել փաստաթղթի արդիականությունը և դրա կորստի հավանական ռիսկերը:
