Փաստաթղթերի գրանցումը գործընթաց է, որն արտահայտվում է որոշակի փաստաթղթի վերաբերյալ հավատարմագրերի ամրագրման ժամանակ, երբ այն ուղարկվում է, ստացվում, ստեղծվում է: Ներկայումս օգտագործվում են ամսագրի, քարտի և փաստաթղթերի գրանցման ավտոմատացված ձևեր:
Փաստաթղթերի ներքին գրանցումը ցանկացած պետական կամ քաղաքային մարմնի, հիմնարկի, առևտրային կազմակերպության կամ անհատ ձեռնարկատիրոջ գործունեության բաղկացուցիչ մասն է: Գործնականում այս գործընթացը ավարտվում է փաստաթղթի վերաբերյալ հիմնական տեղեկատվության ամրագրմամբ `հատուկ ձևաչափով, որն օգտագործվում է ներքին գրանցման համար:
Այս դեպքում ոչ միայն մուտքային և ելքային փաստաթղթերը սովորաբար ենթակա են ներքին գրանցման, այլ նաև բուն կազմակերպությունում ստեղծված փաստաթղթեր (օրինակ ՝ պայմանագրեր գործընկերների հետ): Փաստաթղթերի գրանցման պարտականությունները հաճախ հանձնարարվում են քարտուղարին կամ գործավարին. Խոշոր կազմակերպություններում ստեղծվում են ամբողջ բաժիններ `այս գործընթացն օպտիմալացնելու համար:
Որոնք են փաստաթղթերի ներքին գրանցման ձևերը:
Փաստաթղթերի ներքին գրանցման ամենատարածված ձևը շարունակում է մնալ ամսագրի գրանցումը: Այս դեպքում փաստաթղթերի վերաբերյալ տեղեկատվությունը մուտքագրվում է հատուկ ամսագիր `բաժանված մի քանի սյունակների: Անպայման մուտքագրեք փաստաթուղթը ստացման, ուղարկման կամ ստեղծման ամսաթվի վերաբերյալ, գրանցվում է դրա գրանցման համարը, անունը և դրա կարճ նկարագիրը:
Այլընտրանքային ձևը փաստաթղթերի քարտային գրանցումն է, որում յուրաքանչյուր փաստաթղթի վերաբերյալ տեղեկատվությունը մուտքագրվում է առանձին քարտ, լրացման կանոնները, որոնք նախապես հաստատված են: Վերջապես, առավել առաջադեմ ձևը համարվում է փաստաթղթերի ավտոմատացված գրանցումը, ինչը նվազագույնի է հասցնում փաստաթղթաշրջանառությունը:
Ո՞րն է կազմակերպության համար ամենահարմար ձևը:
Փաստաթղթերի ներքին գրանցման ամսագրի ձևը կարող է արդյունավետ օգտագործվել փոքր կազմակերպություններում, որտեղ մեկ մասնագետ պատասխանատու է համապատասխան ընթացակարգերի իրականացման համար: Այս ձևի թերությունն այն է, որ հնարավոր չէ, որ մի քանի աշխատակից միաժամանակ աշխատեն փաստաթղթերի գրանցման վրա, ուստի այն հարմար չէ խոշոր ընկերությունների համար: Բացի այդ, փաստաթղթերի գրանցման մի քանի ամսագրերի առկայության դեպքում (օրինակ ՝ տարբեր գերատեսչություններում) հաճախ խառնաշփոթ է առաջանում դրանց գրանցման տվյալների հետ:
Այս թերությունները հաղթահարվում են `օգտագործելով ներքին հաշվառման քարտի ձևը, որը թույլ է տալիս արագ և արդյունավետ կերպով գրանցել ցանկացած քանակի փաստաթղթերի վերաբերյալ տեղեկատվություն: Եթե ընկերության նպատակն է նվազագույնի հասցնել փաստաթղթաշրջանառությունը, ապա խորհուրդ է տրվում օգտագործել ներքին գրանցման ավտոմատացված ձև, որը կպահանջի հատուկ ծրագրակազմ:
