Փաստաթղթերի պատշաճ պահպանումը կխուսափի ճիշտ պայմանագրեր գտնելու հետ կապված խնդիրներից: Արժեթղթերի գրանցման համար մի փոքր ժամանակ ծախսելուց հետո համոզված կլինեք, որ անհրաժեշտները միշտ ապահով և առողջ կլինեն:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ձեզ անհրաժեշտ փաստաթուղթը հեշտությամբ գտնելու համար կազմեք հաշվապահական գիրք: Տվեք պայմանագրին համարը և մուտքագրեք այն այս տետրում: Սերիական համարից բացի, գրեք պայմանագրի կնքման ամսաթիվը: Ամսագրում տողը պետք է ունենա հետևյալ տեսքը. 1. 23.03.2010 թ. Թիվ 987DL պայմանագիր: Միևնույն ժամանակ, նշումներում նշեք պայմանագրի էությունը, եթե դա պահանջում է արխիվացման կորպորատիվ ոճը:
Քայլ 2
Յուրաքանչյուր իրավաբանական անձի համար ստեղծեք, եթե կազմակերպությունում կան դրանցից մի քանիսը, փաստաթղթերի իր սեփական ռեգիստրը: Դրանք նշելու համար օգտագործեք սովորական խորհրդանիշներ: Օրինակ, մուտքագրեք «Funnyվարճալի նկարներ» ՍՊԸ-ի պայմանագրերը որպես 987ВК: Իսկ «Մուրցիլկա» ԲԲԸ-ի պայմանագրերը նշում են 987M: Թվերը նշանակեք խիստ ՝ շփոթությունից խուսափելու համար:
Քայլ 3
Պայմանագիրը թղթապանակ ուղարկեք միայն այն բանից հետո, երբ այն անցել է հաստատման բոլոր փուլերը, ստորագրվել է երկու կողմերի գլխավոր տնօրենների կողմից և դրվել են բոլոր կնիքները: Ընտրեք կարծր ծածկոցներ `ձեր փաստաթղթերը անվտանգ պահելու համար: Յուրաքանչյուր իրավաբանական անձի համար ստեղծեք առանձին թղթապանակ:
Քայլ 4
Պայմանագիրը կապկապի մեջ մտցնելու համար զգուշորեն հանեք թերթերը կապող թղթե ճարմանդը: Դակեք նոր անցքեր անցքի բռունցքով: Տեղադրեք փաստաթուղթը թղթապանակի մեջ և ամրացրեք այն մետաղական ճյուղերով: Առանձնացրեք մեկ պայմանագիրը մյուսից `դատարկ A4 թերթով:
Քայլ 5
Փաստաթղթերը արխիվացնելու մեկ այլ տարբերակ կա: Գնեք թափանցիկ ֆայլերի շարք: Տեղադրեք յուրաքանչյուր պայմանագիր առանձին ծածկույթի մեջ և ապահովեք այն թղթապանակում:
Քայլ 6
Չափից շատ պայմանագրեր մի պահեք մեկ թղթապանակի մեջ. Թերթերը կարող են կնճռոտվել: Կցորդիչը պետք է հեշտությամբ փակվի, որպեսզի թուղթը դուրս չգա:
Քայլ 7
Փաստաթղթերով թղթապանակները պահելու համար դարակաշարերի վրա առանձնացրեք առանձին դարակ: Ամրակման վերջում նշեք տարին և իրավաբանական անձը, որի համար կազմվում են պայմանագրերը: Այսպիսով, անհրաժեշտության դեպքում, արագորեն կգտնեք ձեզ անհրաժեշտ պայմանագրերը:
Քայլ 8
Երեք-չորս տարի առաջ կնքված փաստաթղթերով պանակները պահելու անհրաժեշտություն չկա: Դրեք դրանք ամուր ստվարաթղթե տուփերի մեջ `ստորագրելով տարին և իրավաբանական անձը, որին պատկանում է պայմանագիրը: Փաթեթներն ուղարկեք պահեստ: Գտեք չոր պահեստային տարածք: Խոնավությունը կարող է ոչնչացնել արժեթղթերը:
