Արտագնա փաստաթղթերը պաշտոնական նամակներ են, որոնք կազմակերպությունն ուղարկում է երրորդ կողմի հասցեատերերին (մատակարարներին, սպառողներին, կարգավորող մարմիններին և այլն) կամ այլ քաղաքների գործընկերներին: Որպես կանոն, այս նամակագրությունը վարելու համար պատասխանատվություն են կրում երկու աշխատակիցներ ՝ կազմողը և գործավարը: Առաջինը պատասխանատու է տեքստի պատրաստման և համաձայնեցման համար: Երկրորդը գրանցում է նամակը, բնօրինակը ուղարկում է իր նպատակակետը և պահում է իր ծառայողական օրինակը:
Անհրաժեշտ է
- - ընկերության ձևը;
- - համակարգիչը, որի վրա տեղադրված է տեքստի խմբագիր.
- - ելքային փաստաթղթերի գրանցման մատյան:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Եթե դուք կազմող եք
Պատրաստել փաստաթղթի նախագիծ: Արտագնա նամակները կարող են լինել նախաձեռնող և պատասխանատու: Առաջին դեպքում դուք սկսում եք (նախաձեռնում) նամակագրություն այլ կազմակերպության կամ կոնկրետ անձի հետ ցանկացած պաշտոնական հարցի վերաբերյալ: Պատասխան նամակը պետք է պարունակի ստացված հարցմանը համապատասխան տեղեկատվություն:
Քայլ 2
Տպեք նամակը կրկնօրինակով ձեր կազմակերպության գլխարկի վրա: Համոզվեք, որ փաստաթղթի վերին մասը, այսպես կոչված, «վերնագիր» ճիշտ ձևաչափված է: Ընկերության մանրամասներից բացի, որը գտնվում է աջ կողմում գտնվող ձևի վրա, այն պարունակում է հասցեատիրոջ տվյալները և նամակի վերնագիրը:
Քայլ 3
Վերին ձախ անկյունում մուտքագրեք այն անձի վերնագիրը, սկզբնատառերը և ազգանունը, որի համար նախատեսված է փաստաթուղթը, կազմակերպության կամ անհատի հասցեն: Տեղեկատվության ճշգրտման կարգը պետք է լինի նույնը, օրինակ ՝
«« Վոլնա »ՍՊԸ-ի գլխավոր տնօրենին
I. I. Սիդորով
Ռաբոչայա փող., 37, գրասենյակ տասնչորս, Սարատով, 109235 »:
Քայլ 4
Աջ կողմում, ձեր կազմակերպության մանրամասների ներքո, տեղադրեք նամակի վերնագիրը: Այն պետք է լինի կարճ, հստակ արտացոլող տեքստի բովանդակությունը: Օրինակ ՝ «Շենքի սանիտարական վիճակի պլանային ստուգում անցկացնելու մասին» կամ «Խոշոր վերանորոգման կարիք ունեցող տների մասին տեղեկատվություն տրամադրելու մասին»:
Քայլ 5
Սկսեք հիմնական տեքստը `հասցեատիրոջը դիմելով և նշելով, թե որն է այս նամակի իրեն ուղարկումը: Օրինակ. «Հարգելի Իվան Իվանովիչ: Մենք ձեզ տեղեկացնում ենք 2011 թվականի հունվարի 14-ին վարձակալված շենքի սանիտարական վիճակի պլանային ստուգման մասին »:
Քայլ 6
Եթե ելքային փաստաթղթի կցորդներ կան, հիմնական տեքստից հետո թվարկեք դրանք, օրինակ. «Կցում 3 էջերի վրա: 1 օրինակով »: Տեքստի վերջին էջի հենց ներքևում պետք է նշված լինի փաստաթղթի ստեղծողը: Որպես կանոն, նամակի հեղինակը հիմնական տառատեսակից փոքր է մուտքագրում իր ազգանունը, սկզբնատառերը և աշխատանքային հեռախոսը:
Քայլ 7
Նամակը ստուգեք ձեր կազմակերպության որոշումներ կայացնողների հետ ցանկացած ուղղությամբ: Օրինակ, միջոցների ծախսման հետ կապված փաստաթղթերը հաստատվում են հաշվապահի կողմից, իսկ հարկայինի հարցման պատասխանները ստորագրվում են փաստաբանի կողմից: Նամակը հաստատող կազմակերպության աշխատակիցները իրենց անձնական ստորագրությունները սղագրությամբ դնում են երկրորդ օրինակի վրա `տեքստի վերջում, ղեկավարի վիզայի համար նախատեսված վայրում: Անհրաժեշտ հաստատումներ ստանալուց հետո ելքային փաստաթուղթը ստորագրում է կազմակերպության ղեկավարը:
Քայլ 8
Ներկայացրեք համաձայնեցված և ստորագրված փաստաթուղթը գործավարին: Եթե ցանկանում եք պատճեն պահել, տպեք լրացուցիչ օրինակ: Գործավարին խնդրեք դրա վրա ելքային համար դնել:
Քայլ 9
Եթե դուք գործավար եք
Ընդունեք հիմնադրի ելքային նամակը: Ստուգեք հիմնական մանրամասների առկայությունն ու ճշգրտությունը, հաստատման վիզաները, ստեղծողի մասին տեղեկությունները և կառավարչի ստորագրությունը: Ուշադրություն դարձրեք նամակի կցորդների առկայությանը:
Քայլ 10
Փաստաթղթի վերաբերյալ տեղեկությունները գրանցեք ելքային փոստի մատյանում: Եթե ձեր կազմակերպությունն անցել է փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման, ապա շարունակեք տվյալների բազան պահպանելու հրահանգներին համապատասխան: Թղթային ավանդական մատյանում գրանցման խիստ կանոններ չկան: Այնուամենայնիվ, գործնականում առավել հաճախ օգտագործվում է հետևյալ սյունակներով աղյուսակ.
- ամիսը, ամսաթիվը;
- ելքային փաստաթղթի համարը.
- հասցեատեր
- ամփոփում (վերնագիր);
- փաստաթղթի ստեղծողը.
- Նշում.
Քայլ 11
Ելքային թիվը կազմվում է հետեւյալ կերպ. Նախ նշեք պանակի ֆոնդային ցուցակի համարը, որտեղ պահվում են ելքային հաղորդագրությունների պատճենները: Գրեք որոշակի տառի սերիական համարը գծանշման կամ կտրվածքի միջոցով: Դուք կստանաք. «01-14-256» կամ «01-14 / 256», որտեղ 01-14 գործի համարն է, 256 փաստաթղթի համարն է:
Քայլ 12
Ձևի հատուկ տողում մուտքագրեք ելքային համարը: Պատասխան նամակի համար անպայման նշեք նաև այն մուտքային փաստաթղթի թիվը, որի հետ կապված է: Նամակի առաջին օրինակը (առանց հաստատման վիզաների) կնքել ծրարի մեջ և ուղարկել այն հասցեատիրոջը: Փաստաթղթի պատճենը ներկայացրեք համապատասխան ֆայլի թղթապանակում:
